Aviso sobre las prácticas de privacidad en virtud de la ley HIPAA


ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE USARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. LÉALO CUIDADOSAMENTE.

KabaFusion Holdings y sus Afiliados (la “Compañía”) están obligados, de acuerdo con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA), a brindarle a usted este Aviso sobre las Prácticas de Privacidad (el “Aviso”), cuyo objetivo es ayudarle a comprender cómo se protege la privacidad de la información relacionada con usted y su salud (“Información personal”). La compañía se compromete a mantener la privacidad de su Información personal, conforme a los requerimientos de la ley HIPAA y de todas las demás leyes federales y estatales vigentes.

Nota especial acerca de las leyes estatales individuales

En los casos en que una ley estatal individual sea más restrictiva que la ley federal, debemos aplicar la ley estatal más restrictiva. Bajo estas leyes estatales más restrictivas, podría requerirse su autorización previa para el uso o divulgación de su Información personal si esta incluye información sobre lo siguiente: (a) infección o exposición al VIH, o resultados de las pruebas de VIH, excepto que usted sea un empleado lesionado que afirma haberse infectado o haber estado expuesto al VIH debido a un incidente de origen laboral; (b) salud mental; o (c) diagnóstico y tratamiento por consumo de drogas.

Usos y divulgaciones permitidos de su Información personal

A la empresa generalmente se le permite, en virtud de la ley HIPAA, el uso y divulgación de la Información personal sin su autorización para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Sin embargo, podría requerirse su autorización previa si se aplican leyes más estrictas y la Información personal incluye información relacionada con lo siguiente: (a) infección o exposición al VIH, o resultados de las pruebas de VIH, excepto que usted sea un empleado lesionado que afirma haberse infectado o haber estado expuesto al VIH debido a un incidente de origen laboral; (b) salud mental; o (c) diagnóstico y tratamiento por consumo de drogas. He aquí algunos ejemplos de cómo podría usarse su Información personal para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica:

Tratamiento:

La Información personal puede usarse y divulgarse para coordinar, proporcionar y manejar el cuidado médico y los servicios que la compañía le brinda, o bien que le brinda algún otro profesional de la salud o establecimiento autorizados, tal como su médico tratante. A menos que usted nos informe que está en desacuerdo, podríamos compartir su Información personal con otras personas que le estén asistiendo con su cuidado, como su cónyuge, hijos o padres. También podríamos usar o divulgar su Información personal cuando lo contactemos con relación a citas, información sobre tratamientos alternativos u otros beneficios y servicios de salud que puedan ser de su interés. Sin embargo, le solicitaremos su autorización por escrito antes de utilizar su Información personal para fines de mercadeo generalizado.

Pago:

Su Información personal se usará y divulgará para obtener el pago de la atención y los servicios médicos que la compañía le haya proporcionado. Esto puede incluir contactar a su plan de seguro médico para confirmar que es elegible o para obtener la aprobación o el pago de la atención y los servicios médicos proporcionados, para revisar los servicios que le fueron proporcionados por necesidad médica y para llevar a cabo el control de calidad y el análisis de utilización de los servicios.

Operaciones de atención médica:

Su Información personal se usará y divulgará para apoyar las operaciones de atención médica de la compañía. Estas actividades incluyen, entre otras, la revisión de las licencias y certificaciones, actividades de cumplimiento, actividades de control de calidad, capacitación y revisión de empleados y otras actividades comerciales similares. Estas actividades también pueden incluir la divulgación de su Información personal con otros “socios comerciales” que desempeñen actividades varias (por ej. facturación, servicios de transcripción) en nombre de la compañía. Todos los socios comerciales deberán firmar un acuerdo por escrito con la compañía que exija que los socios comerciales protejan la privacidad de su Información personal.

Otros usos y divulgaciones de la Información personal

Además del uso y divulgación de la Información personal para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, podrían permitirse o exigirse otros usos y divulgaciones de su Información personal sin su autorización. Estos incluyen, entre otros, los siguientes casos:

Emergencias:

La divulgación de la Información personal en caso de una emergencia médica. Si esto sucediera, se le permitirá objetar futuras divulgaciones tan pronto como pueda ser puesto en práctica luego de haber cumplido con los cuidados médicos de urgencia.

Requerido por la ley:

La divulgación de la Información personal a fin de cumplir con las leyes federales o estatales, órdenes judiciales u órdenes de una agencia gubernamental.

Salud pública:

La divulgación de la Información personal a autoridades de la salud pública para prevenir o controlar enfermedades, o para reportar información vital (por ej. para reportar abusos, lesiones con arma de fuego, ciertas enfermedades venéreas, muertes, etc.).

Regulación gubernamental:

La divulgación de la Información personal a una agencia gubernamental cuya responsabilidad es la de supervisar las actividades de atención médica según lo autorizado por la ley (por ej. al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos conforme a la ley HIPAA, o a los reguladores estatales como parte de sus inspecciones regulares de nuestras instalaciones farmacéuticas para asegurar el cumplimiento de las leyes estatales).

Procedimientos legales:

La divulgación de la Información personal a las cortes judiciales, otras partes en una demanda o agencias de gobierno según sea requerido durante el curso de un procedimiento judicial o administrativo (por ej. en respuesta a una citación).

Cumplimiento de la ley:

La divulgación de la Información personal a los oficiales del orden público con relación a delitos y otros fines relacionados con el cumplimiento de la ley.

Investigación:

La divulgación de la Información personal a investigadores cuando sus investigaciones hayan sido aprobadas por una junta de revisión institucional que haya revisado la propuesta de investigación y establecido protocolos para asegurar la privacidad de su Información personal.

Amenazas a la salud o seguridad:

La divulgación de la Información personal a otras personas, conforme a la ley, para prevenir amenazas graves a la salud y la seguridad de las personas (por ej. durante el proceso de investigación de la licencia de un médico).

Funciones gubernamentales especializadas:

La divulgación de la Información personal a las autoridades del mando militar, la administración de veteranos y las autoridades de la seguridad nacional y servicios de inteligencia siempre que sea necesario para llevar a cabo sus respectivas misiones, o a los oficiales del orden público si tienen un preso bajo custodia.

Compensación del trabajador:

La divulgación de la Información personal en la medida en que esté permitida por la ley y sea necesaria para cumplir con las leyes relacionadas con la compensación del trabajador o con programas similares establecidos por la ley.

Cuándo se requiere de su autorización

Los usos y divulgaciones de su Información personal que no sean los descritos más arriba se harán únicamente con su autorización por escrito, la cual podrá revocar de acuerdo con las políticas de la compañía tal como se establece en el formulario de autorización. Por ejemplo, su Información personal no se usará para fines de mercadeo sin su autorización por escrito, a no ser que el producto o servicio esté directamente relacionado con el tratamiento acordado personalmente con usted o brindado como obsequio promocional de valor nominal.

Sus derechos en relación con la Información personal

Aunque los registros que contienen su Información personal son propiedad de la compañía, el profesional de la salud o el establecimiento que los compiló, usted tiene ciertos derechos relacionados con su Información personal, los cuales se detallan a continuación.

Restricciones en cuanto a la divulgación de la Información personal:

Usted tiene derecho a solicitar que apliquemos restricciones a ciertos usos y divulgaciones de su Información personal, aunque no estamos obligados a aceptar su solicitud.

Comunicaciones confidenciales:

Usted tiene derecho a solicitar que le enviemos su Información personal a una dirección alternativa o por medios alternativos. Aunque no estemos obligados a aceptar su solicitud, nos ajustaremos a las solicitudes razonables. No necesita dar un motivo para su solicitud.

Acceso a la Información personal:

Usted y su representante personal tienen derecho a revisar y hacer una copia de su Información personal. Sin embargo, en aquellos casos en que la ley estatal sea más restrictiva que la ley federal, deberemos acatar la ley estatal más restrictiva.

Enmiendas a la Información personal:

Usted tiene derecho a solicitar que se realicen enmiendas a su Información personal, aunque no estamos obligados a realizar las enmiendas solicitadas. Si le negamos su solicitud de enmienda, tiene derecho a presentarnos una declaración de desacuerdo y nosotros podremos preparar una réplica a su declaración y le brindaremos una copia de dicha réplica.

Informe de divulgaciones de la Información personal:

Usted tiene derecho a obtener un informe de las divulgaciones de su Información personal que se realicen para fines que no son de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, las divulgaciones a usted o autorizadas por usted, las divulgaciones secundarias y otras divulgaciones excluidas. Su solicitud debe presentarse por escrito. El informe que se le proporcione se limitará a las divulgaciones cubiertas que ocurrieron luego del 14 de abril de 2003, y hasta un período de seis años. El derecho a recibir esta información está sujeto a ciertas excepciones, restricciones y limitaciones.

Aviso de infracción:

Usted tiene el derecho a ser informado si se descubre que existe una infracción que ocasiona que su información médica protegida no esté garantizada. Notificaremos a todo individuo cuya información médica protegida haya sido —o se crea razonablemente que haya sido— accedida, adquirida, utilizada o divulgada como resultado de dicha infracción.

Aviso sobre las prácticas de privacidad:

Usted tiene derecho a solicitar una copia impresa de este Aviso, aunque ya haya acordado recibir una copia electrónica.

Quejas:

Si considera que no se han cumplido sus derechos de privacidad, tiene derecho a presentar una queja con la compañía o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. La compañía no tomará represalias en contra de ningún individuo por presentar una queja. Si desea presentar una queja, escríbanos a la dirección que aparece al final de este Aviso.

Cómo ejercer sus derechos

Escríbanos a la dirección que aparece al final de este Aviso con su solicitud específica y asegúrese de incluir suficiente información de modo que podamos identificar todos sus registros. La compañía considerará su solicitud y le responderá dentro de un periodo de tiempo razonable. En caso de que le neguemos su solicitud, usted podría, bajo algunas circunstancias, solicitar que la negativa sea revisada por otro profesional de la salud designado por la compañía. Para obtener más información o instrucciones adicionales sobre cómo ejercer estos derechos, comuníquese con nosotros.

Nuestras obligaciones en cuanto a la Información personal

Se requiere por ley que la compañía (a) mantenga la privacidad de la Información personal, (b) notifique a los individuos acerca de sus deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a la Información personal, y (c) cumpla con los términos de este Aviso en vigencia actualmente. La compañía se reserva el derecho de modificar los términos de este Aviso, el cual se aplicará a toda la Información personal que mantiene, una vez que el Aviso modificado sea enviado a todos los individuos afectados.

Cómo obtener una copia de su expediente médico

Los empleados de la compañía tienen la responsabilidad de mantener la confidencialidad de sus expedientes (registros) médicos. Usted tiene derecho a solicitar que se comparta la información de su expediente médico. He aquí las pautas que debe seguir para solicitar la divulgación de sus registros médicos:

  • Llame a la Compañía y solicite un Formulario de Autorización del Paciente para la Divulgación de Información..Reenvíe el formulario, firmado por el paciente (o persona designada como apoderada), o una citación judicial al Administrador de la farmacia o persona designada.
  • O escriba una carta al Administrador de la farmacia o persona designada. Incluya la siguiente información:
    1. Nombre completo al momento del tratamiento
    2. Fecha de nacimiento
    3. Fecha de tratamiento
    4. Nombre y dirección de la persona o establecimiento a quien se le facilitará la información
    5. El tipo y la cantidad específica de información a divulgarse, tal como resultados de laboratorio o notas médicas que figuran en su historia clínica
    6. El propósito de la solicitud, por ejemplo, “continuación de la atención médica” o “seguro”
    7. Su firma y la fecha
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